Järjestä työpaja etänä, mutta läsnä

Vauhdilla lähdimme etsimään uusia työtapoja ja työvälineitä etätyöskentelyyn. Oli keksittävä nopeasti uusia tapoja tavata asiakkaita ja järjestää työpajoja – ja kiitos rohkeiden asiakkaidemme ja yhteistyökumppaneidemme, muutos sujuikin oletettua helpommin.

Nyt kun muistelen taaksepäin kuluneen vuoden etäpajoja, uskallan jo todeta, että olemme onnistuneet muuttuneessa tilanteessa. Olemme etänä mutta kuitenkin edelleen läsnä. Mikään ei korvaa sitä, mikä lisäarvo fyysisesti samassa tilassa olemisella saavutetaan, joten toivottavasti ne ajat ovat taas pian täällä. Toisaalta etäpunnerrus sopii tiettyihin tilanteisiin parhaiten varmasti jatkossakin.

BSTR käyttää etätyöpajoissa videoyhteyksiin Google Meet -palvelua ja varsinaiseen etätyöpajatyöskentelyyn Miroa. Ohessa listattuna muutamia tärkeimpiä vinkkejä työpajoja järjestäville ja huomioita, jotka ovat nousseet meidän työpajoissamme hyviksi käytännöiksi.

Rohkaise jokaista etukäteen:

• Mahdollista osallistujille ennen työpajaa työkalujen testaus. Ole itse paikalla puoli tuntia ennemmin, jotta kaikki ehtivät tutustua työkaluun ja testata videoyhteydet ennen työpajan alkua.
• Työpajan aloitukseksi kannattaa heittää helppo tehtävä, jotta osallistujat tulevat sekä tutuiksi toisilleen että Miron kanssa.
• Joskus lähityöpajassa voi olla liian korkea kynnys kirjoittaa lapuille rehellisesti omia ajatuksiaan, mutta Mirossa kukaan ei pysty selvittämään, kuka on kirjoittanut minkäkin ajatuksen. Anonymiteettiä kannattaa hyödyntää!
• Väliaikamusiikki luo fiilistä. Google Meetissä pystyy jakamaan Chromen välilehden äänet. Mieti ennakkoon sopivat tehtävä- ja taukomusiikkilistat.

Valmistele kunnolla ja aikatauluta:

• Miron tehtävätaulut ja pohjat kannattaa tehdä valmiiksi etukäteen. Osallistujille kannattaa kuitenkin näyttää vain sillä hetkellä tarvittavat tehtävät, etteivät ajatukset harhaile liian aikaisin tuleviin tehtäviin.
• Tauluilla olevat tekstikehykset, kuvat ja elementit kannattaa lukita, niin kukaan osallistuja ei vahingossa siirrä niitä.
• Tee erillinen dokumentti, johon on listattu tehtävien numerot ja suorat linkit jokaiseen tehtävään. Näin osallistujat pystyvät myös itse seuraamaan etätyöpajan kulkua helpommin ja oikeaan tehtävään on helpompi löytää. Voit myös hyödyntää Bring everyone to me -toimintoa.
• Tee itsellesi aikataulu tai lukujärjestys viiden minuutin tarkkuudella, jota pyrit seuraamaan työpajan edetessä. Se auttaa muistamaan taukojen tärkeyden vaikka aihe tahtoisikin viedä mennessään.

Osallista ja tauota taidolla:

• Työpajatyöskentelyssä 3–4 tuntia on pitkä aika. Etätyöpajat vaativat runsaasti taukoja ja palautumista, jotta kaikki jaksavat keskittyä.
• Parhaat ideat saadaan selville hyödyntämällä Miron äänestystyökalua. Mirossa voi luoda tehtäviin liittyvät äänestykset ennakkoon, jolloin säästyy aikaa olennaiseen ja päästään suoraan purkamaan tehtävissä nousseita timanttisimpia ajatuksia.
• Tehtäviin kannattaa laittaa ajastin pyörimään, jotta osallistujat tietävät, miten kauan on aikaa vielä jäljellä. Hyödynnä kelloa ja sovi, miten osallistuja voi näyttää olevansa tehtävänsä kanssa valmis. Valmiin vastauksen merkkinä voi olla vaikka se, että kursori viedään taululla sovittuun paikkaan. Näin ei tarvitse keskeyttää toisten ajatustyötä.

Ja kun etätyöpaja on ohi, kysy osallistujilta palautetta. Sitten osaat seuraavalla kerralla tehdä sen vielä paremmin.

Tuliko sinulle mieleen vielä hyviä vinkkejä etätyöpajan järjestämiseen? Jaa ne meidän kanssamme.

Kirjoittaja: Kaisa Koskela