Top 3 -listalla uuteen vuoteen

Luon listoja milloin mistäkin. Pakkauslista ennen lomamatkaa vie ajatukset mukavasti lomareissuun. Lista asioista, joita haluan oppia, tuo suunnitelmallisuutta omien tietojen ja taitojen kehittämiseen. Lista välitavoitteista yhdistettynä aikajanaan auttaa työskentelemään määrätietoisesti kaukaiseltakin tuntuvan unelman eteen. Listojen avulla pystyn pilkkomaan isot abstraktitkin haasteet selkeisiin pienempiin tehtäviin.

Uusi vuosi on uuden alku. Lupauksia ja toiveita täynnä. Mieli kirkkaana kohti tulevaa. Tässä muutama vinkki, miten voit hyödyntää listoja tulevan vuoden suunnittelussa:

1. Bullet Journal

Bullet Journal on Ryder Carrollin kehittämä yksinkertainen listoihin perustuva päiväkirja- ja kalenterointimenetelmä, jossa hyödynnetään symboleita ja kokoelmia tehtävien jaottelussa. Lue lisää: bulletjournal.com.

Olen itse käyttänyt tätä enemmän oman ajan ja perhe-elämän organisoinnissa ja merkityksellisten asioiden kirjaamisessa, mutta välillä soveltanut myös työtehtäviin.

Kannattaa ammentaa muiden kokemuksista, kokeilla ja muokata systeemi omanlaiseksi. YouTubesta, Pinterestistä ja Instagramista löytyy valtavasti tietoa ja esimerkkejä laidasta laitaan – koristeellisista päiväkirjoista simppeleihin ruutuvihkoihin tehtyihin listoihin.

2. Kanban-taulu

Kanban (tulee japanin kielestä – tarkoittaa näkyvä taulu tai kortti) on Toyotan 40-luvulla kehittämä menetelmä, jonka avulla luodaan Lean-johtamisopin mukainen työprosessi. Visuaalinen taulu, johon on yksinkertaisimmillaan listattu esimerkiksi post-it lappujen avulla mitä töitä on tulossa, mitä on meneillään, mitkä odottavat ja mitkä ovat valmiita. Tavoite on optimoida työnkulku ja parantaa laatua jatkuvalla kehityksellä.

Kanban on arkipäivää teknologia- ja teollisuusyrityksissä, mutta soveltuu myös monelle muulle alalle. Meillä Boosterissa Kanban-taulut ovat olleet hyödyllisiä tiimin työmäärän ja vastuiden visualisoimisessa, työn virtauksen suunnittelussa ja tehtävien priorisoimisessa.

Visuaalinen Kanban-taulu toimii parhaiten toiminnanohjausjärjestelmän tukena, ei sen tilalla. Jos kaikki tiimin jäsenet eivät työskentele samassa tilassa, voi Kanban-taulun luoda esimerkiksi verkossa toimivan projektinhallintajärjestelmän avulla. Muun muassa Trello soveltuu hyvin Kanban-taulujen ajatukseen ja toimii vaikka vain työntekijän oman työn ja tehtävien visuaalisena järjestäjänä.

3. 1234-portaat

Suosittelen lämpimästi lukemaan Saku Tuomisen ja Pekka Pohjakallion kirjoittaman Työkirjan, jos haet painavaa asiaa työn kehittämisestä hauskasti ja havainnollisesti kerrottuna. Tuominen ja Pohjakallio kehittivät muun muassa 1234-portaat paremman työviikon pohjaksi. Keskeisenä kysymyksenä oli, miten ajatustyötä tekevän ihmisen työviikko rakentuu niin, että hän saa enemmän aikaan, mutta väsyy vähemmän, eli ajattelun laatu parantuu ja aikaansaaminen tehostuu. Myös tässä hyödynnetään listoja. Tuomisen ja Pohjakallion malli rakentuu neljästä portaasta:

1. Yksi kysymys – Identifioi joka päivä tai joka viikko yksi asia, joka vaatii oivalluksen ja ala tietoisesti miettiä sitä. Tärkeää on että valitset vain yhden asian kerrallaan ja pohdit siihen ratkaisua. Älä yritäkään löytää ratkaisua heti vaan hyödynnä alitajunta ja vapaat hetket – automatkalla, urheillessa tai vaikka hampaita harjatessa. Siirry seuraavaan asiaan vasta kun olet keksinyt mielestäsi parhaan vastauksen. Ensimmäisessä portaassa keskitetään kaikki luova ajatusenergia yhteen asiaan kerrallaan.
2. Kaksi poistoa – Ihmismielessä on jatkuva ruuhka. Asioita tulee jatkuvasti eteen ja ne pitää priorisoida ja hoitaa. Mieltä voi kuitenkin rauhoittaa tyhjentämällä se esimerkiksi kirjoittamalla asiat mielen päältä paperille. 1234-portaissa toinen porras tarkoittaa kahta poistoa. Ensin asia pois mielestä listalle ja sen jälkeen listalta kalenteriin. Kirjaa kaikki tekemättömät työt listalle ja lyhennä listaa aina kun päivässä on vapaa kolo. Tee tästä tapa.
3. Kolme tavoitetta – Tekemättömiä töitä kertyy lista, mutta miten ne kannattaisi priorisoida? Tässä kohtaa tulee kolmas porras: suunnittele ja priorisoi työt proaktiivisesti kolmen kokonaisuuksissa. Nämä ovat niitä asioita, jotka on tärkeintä saada sinä hetkenä aikaan, eli jotka tuottavat eniten lisäarvoa ja vaikuttavat eniten siihen miten saavutat tavoitteesi. Voit priorisoida päivän, viikon tai vaikka kvartaalin. Tärkeintä on valita, merkitä prioriteetit kalenteriin ja viedä asioita eteenpäin.
4. Neljä tuntia – 1234-portaiden neljäs porras tarkoittaa neljää tuntia. Tuomisen ja Pohjakallion mukaan neljä hyvää tuntia on ydin erinomaiseen työpäivään. Nämä ovat niitä tunteja, jotka kannattaa käyttää kolmen prioriteetin hoitamiseen, siinä hetkessä merkityksellisten asioiden eteenpäin viemiseen. Näistä tulee myös aikaansaamisen tunne: sait jotain, jonka olit suunnitellut tehtäväksi valmiiksi. Samalla voit myös hyväksyä, että osa päivästä voi kulua myös reaktiivisiin asioihin – äkillisiin tarpeisiin tai muutoksiin reagoimiseen.

Työkaverini kertoi, kuinka hän miehensä kanssa listaa aina vuoden alussa kaikki ne asiat, jotka he haluavat vuoden aikana yhdessä kokea tai tehdä. Perheen toivelista tulevalle vuodelle. Mielestäni ihanan inspiroiva idea, jota voi myös hyödyntää työelämässä ja vaikkapa oman urapolun suunnittelussa. Mitä sinä haluat saavuttaa tämän vuoden aikana? Mitä sinä ja tiimisi haluatte yhdessä kokea tai tehdä? Ota mukaan työporukka ja ajatelkaa isosti ilman rajoja. Luo lista tai ajatuskartta – tärkeintä on että pysähdyt miettimään ja suunnittelemaan. Sen jälkeen toteutuskin on helpompaa.

Onnea ja menestystä tulevaan vuoteen!

Lisätietoa aiheista:

Sari Torkkola, Lean asiantuntijatyön johtamisessa

Saku Tuominen ja Pekka Pohjakallio, Työkirja, Työelämän vallankumouksen perusteet